Схема структуры агентства недвижимости

Создавая риэлтерскую компанию владелец надеется на успешный бизнес и высокую прибыль. Он продумывает все до мелочей : где будет находиться офис, кто будет у него работать, и сколько он будет платить сотрудникам, какие обязанности будут возложены на каждого члена коллектива, и многое другое.

Структура риэлторского агентства

Стоит ли говорить о том, что именно на начальном этапе закладывается фундамент эффективной компании? Полагаем, это понятно каждому. Конечно, от ошибок никто не застрахован, и уже в процессе работы приходится налаживать те или иные процессы и регулировать деятельность подчиненных. Но для того, чтобы минимизировать возможные проблемы и трудности, необходимо создать правильную модель агентства недвижимости.

Также стоит помнить, что профессионализм сотрудников – залог успеха агентства и для того, чтобы с первых дней работы Ваши дела пошли вверх, необходимо привлечь в свою команду опытных агентов, которые знают все тонкости данной сферы и имеют свою, хоть и небольшую, клиентскую базу. Без них запустить бизнес будет трудно, и этот процесс может растянуться на несколько месяцев.

Нужна ли четкая структура в агентстве недвижимости?

Для некоторых вопрос наличия четкой структуры в агентстве остается спорным. Как правило, это касается небольших агентств с малым количеством клиентов и успешных сделок, которые работают на себя. Конечно, один человек может заниматься и размещением объявлений, и искать клиентов, запускать рекламу и заниматься подготовкой документов для сделки. Будет ли такая работа эффективной?

Будет, если кроме этой сделки агент не ведет других клиентов и может все свои силы и ресурсы направить на одного заказчика. Если одновременно заниматься сразу двумя и более объектами и при этом проводить консультации с новыми клиентами, то существует риск упустить важные моменты, что может повлечь за собой снижение эффективности работы, уменьшение зарплаты, и даже полный срыв сделки. Кому это нужно? Никому!

• Поэтому, создавая свое, пусть и маленькое, агентство недвижимости, стоит собрать команду ответственных работников, специалистов в своем деле.

Отличия в структуре риэлтерских компаний

Все ли агентства имеют одинаковую структуру? Нет, во многих она отличается, и это зависит от ряда факторов. Главным фактором, влияющим на штат и структуру организации, является объем работы, то есть количество клиентов. Например, в маленьком агентстве роль бухгалтера выполняет руководитель, и все финансовые операции проводятся через него. Оформлением документов, чаще всего, занимается один юрист, приходящий по необходимости. Агентам приходится самим давать рекламу, вести переговоры с заказчиками, осматривать объекты недвижимости и проводить показы. В общем, у каждого обязанностей много, и контролирует их всех руководитель.

В риэлтерской компании со средним объемом работы и большим количеством клиентов штат будет немного шире. Чаще всего в офисе появляется секретарь, происходит разделение на отделы – отдел коммерческой недвижимости, отдел жилой недвижимости, отдел аренды с несколькими работниками в каждом из них. Здесь проявляется более четкая, приближенная к стандартам, структура агентства недвижимости, благодаря которой происходит процесс организации труда, повышение эффективности и доверия со стороны клиентов, а значит, и увеличение доходов.

Структура агентства недвижимости

С чего начать, создавая агентство недвижимости?

Мы уже упоминали выше о том, что учитывают руководители при организации своего агентства. Хотим подробнее остановиться на этом вопросе. Итак, нужно:

• Собрать команду профессиональных, опытных агентов с хорошей репутацией и наработанной за годы работы клиентской базой. Необходимо привлечь и заинтересовать хотя бы двоих или троих специалистов в сфере недвижимости.
• Мотивация. Важно дать своим потенциальным работникам хорошую мотивацию. Чаще всего мотивирующим фактором является высокая зарплата. Но здесь важно не переборщить, ведь руководителю тоже нужна прибыль, а если ставить слишком высокие цены на свои услуги с первых дней, то можно спугнуть клиентов.
• Организационная структура агентства недвижимости и должностные обязанности. Важно при приеме на работу агентов и других сотрудников обсудить объем работ, который будет на них возложен.

Руководителю как главному организатору в коллективе стоит позаботиться о создании командного духа и комфортной атмосферы в коллективе, поощрять своих работников.

• Кроме того, директору агентства важно разбираться во всех тонкостях риэлтерского бизнеса и процедур купли-продажи и аренды недвижимости, чтобы контролировать деятельность своих подчиненных и при необходимости оказывать им помощь.

Виды организационных структур агентств недвижимости

На сегодняшний день существует несколько видов структуры агентства недвижимости, схема которых доказала свою эффективность и применимость в нашей стране. Это:

Линейная

Характеризуется четким разделением труда и прямым подчинением вышестоящим лицам. К примеру, руководители отделов лично контролируют своих работников и несут за них ответственность перед директором. Такой вид организации будет эффективен в небольших агентствах, где численность работников не превышает 10-15 человек.

Функциональная

Такому виду свойственно прямое подчинение главному руководителю всех работников, где каждый отвечает за свой участок работы и свои действия.

Линейно-функциональная

Здесь действует принцип единоначалия, но при этом руководители функциональных отделов могут принимать решения с последующим согласованием с главным руководителем.

Каждое агентство недвижимости условно делится на два отдела: технический и юридический. Первый из них занимается объектами, а второй – подготовкой всех необходимых документов для проведения сделок. От того, насколько эффективно и продуктивно эти отделы взаимодействуют между собой, зависит в целом работа, доход и репутация компании.

Структура риэлтерского агентства

Продуктивная работа агентства недвижимости требует четкой организационной структуры, качественного контроля со стороны руководства, и, конечно, профессионализма агентов и их желания работать.

Идеальной, по мнению экспертов, будет структура агентства недвижимости, пример которой представлен ниже. Но хотим сразу отметить, что предложенный вариант структуры ориентирован на крупное агентство, с большими объемами работы и постоянно растущим количеством клиентов. Итак, в компании присутствуют следующие должности:

• Директор (владелец).
• Руководители отделов: продажи недвижимости на первичном рынке, на вторичном, коммерческой недвижимости, аренды.
• Отдел кредитования (ипотеки).
• Оценщики и аналитики.
• Маркетологи IT-шники.
• Юридический отдел.
• Риэлторы.

Сюда может быть добавлен учебно-кадровый отдел, менеджер по первичной работе с клиентами, фотограф и рекламщик, а также другие должности.

При этом, для каждого прописываются должностные инструкции, с перечнем прав и обязанностей, что позволяет человеку, который устраивается работать в агентство, заранее знать, с чем ему придется столкнуться и какие функции он будет выполнять.

Изменение в структуре агентства недвижимости

В процессе работы организационная структура агентства недвижимости, схема которой была утверждена еще при создании компании, может меняться. Причиной этому может служить следующее:

• Увеличение объемов работы.
• Увеличение штата сотрудников.
• Смена направления деятельности. Например, компания перестала заниматься арендой жилой недвижимости, оставив в своих услугах только аренду коммерческой недвижимости, или вовсе отказавшись от аренды и сделав основной упор на продажах.

Как увеличение, так и снижение количества клиентов и успешных сделок может влиять на структуру риэлтерской компании. Например, с наступлением кризиса многие компании столкнулись с уменьшением заказов и снижением прибыли. Это вынудило их отказаться от услуг некоторых специалистов, а значит, произошло изменение структуры и перераспределение обязанностей между оставшимися работниками.

• Главное, чтобы эти изменения не привели к нарушению эффективности работы, и позволили агентству нормально функционировать и получать высокий доход.

Структура риэлторского агентства

Обязанности сотрудников

Конечно, каждая должность в агентстве недвижимости предполагает определенный перечень обязанностей. При изменении структуры предприятия агентство недвижимости должно контролировать выполнение всех этапов осуществления риэлтерской деятельности. Основными из них являются такие:

• Прием заявок от заказчиков, определение объема предстоящей работы.
• Осмотр недвижимости.
• Заключение договора об оказании услуг, обсуждение с клиентом плана работ и последовательности всех действий, направленных на решение его вопроса и выполнение договорных обязательств.
• Подготовка документов.
• Юридическое сопровождение сделки.
• Проведение сделки.
• Расчет между клиентом и агентством.

Перекладывая на работников обязанности других должностей, руководителю стоит убедиться в компетентности сотрудника в новых для него вопросах. Ведь если, к примеру, ранее агент занимался только арендой жилой недвижимости, а теперь ему предстоит работать с ипотечным кредитованием, то, скорее всего, у него могут возникнуть определенные трудности.

Поэтому, чтобы агентство недвижимости работало эффективно, оказывало качественные услуги населению и при этом имело хороший заработок, важно четко определить подходящую для каждой компании структуру и модель работы и контролировать их.