- Модуль "Документооборот" позволит Вам создать шаблоны используемых документов прямо в HomeCRM. Благодаря чему, можно будет генерировать готовые документы с заполненной информацией об объекте и клиентах, для последующей печати, сохранения или возможности поделиться документом по ссылке.
Список шаблонов документов
Просмотреть список шаблонов можно выбрав в левом меню пункт "Документооборот" -> "Список шаблонов".
В верхней части открывшейся страницы находится фильтр по пользователю создавшему шаблон и статусу шаблона.
Основная часть представлена таблицей-списком доступных шаблонов документов Вашего агентства.
В списке можно увидеть название шаблона, открыть его для редактирования, увидеть тип шаблона, описание, автора шаблона, дату создания. А так же есть возможность удалить шаблон, который больше не нужен Вам. Удаление не происходит сразу безвозвратно. Сначала удалённый шаблон будет переведён в статус "Архивный". Такой шаблон можно восстановить в течение некоторого времени, найдя такой шаблон через фильтр на этой странице.
Создание шаблона документа
Для создания нового шаблона документа нужно выбрать в левом меню пункт "Документооборот" -> "Создать шаблон".
На открывшейся странице необходимо обязательно указать тип и название шаблона документа, после чего в появившемся редакторе можно формировать текст документа, используя все имеющиеся возможности редактора.
Возможности текстового редактора
В HomeCRM для генерации документов мы используем текстовый редактор, предоставляющий широкие возможности, такие как: возможность форматировать текст, различные варианты выравнивания, предварительный просмотр и др.
Ключевой особенностью модуля "Документооборот" является то, что редактор интегрирован в HomeCRM и, благодаря параметрам из блока "Вставить параметр", текст документа может быть связан с Вашим агентством, клиентами и объектами. Достаточно сформировать качественный шаблон и следить за полнотой данных Ваших объектов и клиентов, чтобы генерировать готовый документ в несколько кликов.
Для автоматической подстановки значений в готовый документ, необходимо использовать предоставляемые системой параметры. Их можно найти в редакторе, кнопка "Вставить параметр". Затем, после выбора нужного параметра из списка, параметр будет добавлен на месте положения курсора в редакторе.
Естественным образом, может возникнуть ситуация, когда для используемого в документе параметра не нашлось подходящего значения. Перед формированием готового документа (пункт "Создание документа" ниже), такие параметры специально будут выделены жёлтым прямо в редакторе, что послужит сигналом о необходимости довнести данные в карточку клиента или объекта.
Редактирование шаблона документа
Чтобы отредактировать текст уже существующего шаблона документа, нужно перейти на страницу "Список шаблонов", найти в таблице нужный шаблон и нажать на его название. После чего откроется страница с текущим содержанием шаблона документа в редакторе. Чтобы применить совершённые изменения, нужно нажать на кнопку "Сохранить изменения" внизу страницы.
Список документов
Просмотреть список сохранённых документов можно выбрав в левом меню пункт "Документооборот" -> "Список документов".
В верхней части открывшейся страницы находится фильтр по пользователю создавшему документ и статусу документа.
Основная часть представлена таблицей-списком сохранённых документов Вашего агентства.
В списке можно увидеть кнопки действия с документами, название документа, название шаблона, на котором основан документ, увидеть к какому объекту привязан документ, кто и когда его создал. А так же есть возможность удалить документ, который больше не нужен Вам. Удаление не происходит сразу безвозвратно. Сначала удалённый документ будет переведён в статус "Архивный". Такой документ можно восстановить в течение некоторого времени, найдя такой документ через фильтр на этой странице.
Создание документа
Создание документа из шаблона производится в карточке объекта, на который у Вас есть достаточные права. Чтобы добавить документ, нужно нажать на кнопку "Прикрепить документ" справа на странице, либо в блоке "Документы".
После нажатия на кнопку "Прикрепить документ" появляется окно с выбором доступных Вам шаблонов. Необходимо выбрать шаблон, указать название документа и задать описание, по желанию.
После того, как будет выбран шаблон, появится окно редактора с готовым текстом документа. В нём автоматически подставлены сведения об объекте, клиентах, агентстве недвижимости. Если значение какого-либо из параметров отсутствует, такой параметр будет выделен жёлтым, его нужно довнести в HomeCRM.
Текст в редакторе свободно редактируемый. Всё, что в нём введено, впоследствии можно сохранить как готовый документ, используя кнопку "Сохранить".
Меню "Действия"
С любым сохранённым документом в HomeCRM можно совершить ряд предусмотренных действий, которые вынесены в отдельное меню.
Меню действий выглядит как кнопка с текстом "..." и доступно как в общем списке документов, так и непосредственно в карточке объекта, с которым связан документ.
Меню состоит из следующих действий:
- Редактировать - открывает окно редактирования текста документа.
- Открыть документ - открывает просмотровый вид документа в соседней вкладке.
- Печать - открывает в соседней вкладке готовый для печати вид документа.
- Скачать в Word - происходит скачивание документа в формате Microsoft Word.
- Скачать в PDF - происходит скачивание документа в формате PDF.
Меню "Поделиться"
Помимо действий с документами, мы предоставили возможность поделиться ссылкой на выбранный документ через мессенджеры. Документ по такой ссылке доступен для просмотра даже тем, кто не пользуется HomeCRM, например, контрагентам или клиентам.
Меню "Поделиться", аналогично действиям, доступно как в общем списке документов, так и непосредственно в карточке объекта, с которым связан документ.
Поделиться ссылкой можно используя следующие мессенджеры: WhatsApp, Telegram, Viber.
Редактирование документа
Чтобы отредактировать текст уже сохранённого ранее документа, нужно перейти на страницу "Список документов", найти в таблице нужный документ, нажать на кнопку действий ("...") и выбрать пункт "Редактировать". После чего откроется окно с текущим содержанием документа в редакторе. Чтобы применить совершённые изменения, нужно нажать на кнопку "Сохранить" снизу.
Помимо списка, существует ещё один способ редактирование готового документа. Для этого нужно перейти в карточку объекта, к которому относится документ, перейти во вкладку "Документы", находящуюся в правой части страницы, найти нужный документ и, аналогично, воспользоваться меню "Действия".
Сервис F.Doc
В HomeCRM реализована интеграция с сервисом «Безбумажный офис F.Doc».
F.Doc — это сервис для подписания документов между организацией и клиентами (физлицами) в электронном виде.
F.Doc работает с простой электронной подписью (ПЭП). ПЭП с помощью кодов, паролей и других способов формирует зашифрованную подпись конкретного человека.
Подписываемые через F.Doc документы имеют юридическую силу, т.к. электронная подпись имеет такую же значимость, как подпись на бумаге. Сервис F.Doc соответствует требованиям ФЗ «Об электронной подписи» № 63 от 06.04.2011 г.
Подписывать документы от лица компании может любой сотрудник, имеющий учетную запись в F.Doc и обладающий соответствующими должностными полномочиями. Можно подключить любое количество сотрудников.
Преимущества:
- Возможность подписывать документы электронной подписью в офисе компании или удаленно.
- Для подписания документа не требуется установка приложений — ссылка на подписание приходит на номер телефона и открывается в браузере.
- Подписание документов занимает меньше времени.
- Когда клиент подписывает документ, это сразу отражается в системе.
- Электронный документ удобно хранить и невозможно потерять — подписанный документ доступен в любое время по ссылке в смартфоне.
- Данные клиента надежно защищены, подпись работает только для документов между клиентом и данной компанией.
- Подписание онлайн-документов абсолютно бесплатно для клиентов.
- Экономия бумаги и забота об экологии.
Подключение сервиса F.Doc
Для подключения сервиса F.Doc вам необходимо:
- Перейти по ссылке и оставить заявку на подключение.
- После подключения вам предоставят код доступа API Key. Его необходимо указать в настройках CRM системы. (Настройки доступны директору агентства). В меню слева выберите пункт «Документооборот»→«Настройки F.Doc».
- В настройках необходимо ввести код доступа API Key, полученный при регистрации в сервисе F.Doc и нажать сохранить.
- При нажатии на кнопку «Сохранить», если сервис подключен и данные введены корректно, появится сообщение об успешном подключении.
Настройка сервиса F.Doc для сотрудника
- Для работы с сервисом необходимо зарегистрировать в F.Doc всех сотрудников, обладающих правом подписи. Регистрация осуществляется по ссылке.
- Сотрудник выполняет настройки F.Doc в CRM системе. Для этого выбирает пункт «Документооборот» → «Настройки F.Doc».
- В форме необходимо указать логин и пароль, которые указал директор при регистрации сострудника в сервисе F.Doc, а после нажать кнопку «Сохранить».
- При успешном подключении появится следующее сообщение.
Подписание документов в F.Doc
- Перейдите в карточку объекта и откройте вкладку «Документы».
- Поставьте галочку напротив документа, который вы хотите подписать и нажмите «Подписать документ». Откроется модальное окно.
- В модальном окне необходимо указать данные подписантов: Сотрудник/Клиент, ФИО, номер телефона. Если подписантов несколько, необходимо нажать кнопку «Добавить подписанта» и указать «Приоритет» (порядок подписания). Включив «Подписать от компании», подпись за сотрудников будет проставлена автоматически. Когда информация о всех подписантах заполнена, необходимо нажать кнопку «Подписать».
- При успешной отправке документа на подпись откроется окно сотрудника с данным документом, где можно ознакомиться с ним повторно, увидеть ход подписания. Статус подписания документа также можно посмотреть на вкладке «Документы».
